Organizacja imprezy okolicznościowej, szkolenia dla pracowników czy zabawy dla dzieci to wyzwanie, które powinno być powierzone doświadczonym firmom. Aby mieć pewność, że wszystko zostanie przygotowane na najwyższym poziomie, trzeba wybrać profesjonalną agencję eventową. Pozostaje jednak pytanie – profesjonalną, czyli jaką?

Jednym z kryteriów wyboru firmy eventowej jest jej doświadczenie. Najczęściej mierzone jest w latach istnienia na rynku. Agencji eventowych w Warszawie, jak i w innych większych miastach, z pewnością nie brakuje. Tak rozumiane doświadczenie, jak powyżej, wcale jednak wcale nie musi odpowiadać faktycznemu poziomowi świadczonych usług. Bywa i tak, że młodsze agencje eventowe są w stanie stworzyć wydarzenia i imprezy na znacznie lepszym poziomie.

Wobec tego bardzo ważnym czynnikiem jest sposób rozpoznania potrzeb klienta oraz oferta agencji. W pierwszym aspekcie często firmy eventowe korzystają się z briefów, czyli dokumentów, które wypełnia zleceniodawca. Zawierają one informacje dotyczące zarówno danych o potencjalnych uczestnikach eventu, spotkania czy szkolenia, jak i wyobrażenia klienta o tym, jak wydarzenie ma wyglądać. Agencja posługująca się profesjonalnym, dobrze skonstruowanym briefem, minimalizuje ryzyko sytuacji, w której klient będzie niezadowolony ze świadczonych usług. Już na samym początku bowiem jasno sprecyzowane są jego oczekiwanie, które pomagają we współpracy i całym procesie ofertowania.

Agencja eventowa jako odpowiedzialny partner – podejście indywidualne

Brief ma za zadanie przybliżyć firmie eventowej potrzeby klienta, ale wszelkie dalsze kroki muszą już być w pełni spersonalizowane. Dotyczy to zarówno samej kreacji wydarzenia, jak i podejścia do klienta, organizacji i kontaktu. Dobra agencja eventowa imprezy „szyje na miarę”, a nie produkuje taśmowo. Jeżeli więc uzyskuje się od danego podmiotu „gotowiec”, sprzedawany w takiej samej odsłonie już w przeszłości innym klientom, to warto rozważyć zasadność dalszej współpracy. Może to świadczyć o tym, że także na innych polach firma nie angażuje się wystarczająco, aby indywidualnie zadbać o zapotrzebowanie klienta.

Podejście indywidualne to prawdopodobnie jeden z najważniejszych aspektów współpracy z agencją. Powinna być ona nie tylko usługodawcą, ale odpowiedzialnym partnerem. Organizacja danych imprez to przecież nie tylko stworzenie danego stylu i kreacji wydarzenia, ale także konieczność zadbania o miejsce, żywność i bezpieczeństwo. To ostatnie znajduje się na wysokim poziomie potrzeb klientów agencji eventowych, jak wynika z corocznych badań konsumenckich (np. raport „Agencje eventowa 2019).

W jaki sposób można sprawdzić, czy dana firma eventowa postępuje w sposób odpowiedzialny? Sposób jest bardzo prosty – wystarczy zweryfikować to, jak przebiega kontakt z agencją. Traktowanie i podejście do klienta siłą rzeczy przekładać się będzie na jakość zaplanowanych atrakcji oraz stopień profesjonalizmu zaplecza logistycznego i bezpieczeństwa. Podsumowując, możliwe więc, że naprawdę dobrej agencji eventowej nie znajdzie się od razu, ale z pewnością nie jest to wcale tak trudne, jak mogłoby się wydawać.